La facturation électronique est un processus de plus en plus utilisé par les entreprises pour simplifier et automatiser leur gestion administrative. Cependant, il n’est pas toujours facile de choisir la bonne plateforme de dématérialisation pour accompagner cette transition. Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour bien choisir votre partenaire de dématérialisation.
Définir vos besoins
Avant de choisir une plateforme de dématérialisation, il est important de définir vos besoins spécifiques en matière de facturation électronique. Posez-vous les bonnes questions : quel volume de factures émettez-vous chaque mois ? Quels sont les types de factures que vous émettez (factures clients, factures fournisseurs, etc.) ? Quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin (archivage, suivi des paiements, etc.) ?
En identifiant clairement vos besoins, vous pourrez plus facilement choisir une plateforme adaptée à votre activité.
Vérifier la conformité aux normes légales
Lors du choix d’une plateforme de dématérialisation, il est essentiel de s’assurer qu’elle est conforme aux normes légales en vigueur. La facturation électronique est soumise à des règles spécifiques qui peuvent varier d’un pays à l’autre. Assurez-vous donc que la plateforme que vous choisissez respecte ces normes afin d’éviter tout problème juridique.
Vous pouvez également vérifier si la plateforme dispose de certifications ou de labels reconnus, ce qui est un gage de qualité et de fiabilité.
Évaluer l’ergonomie de la plateforme
L’ergonomie de la plateforme de dématérialisation est un critère important à prendre en compte. En effet, une interface intuitive et facile à utiliser vous fera gagner du temps et facilitera la prise en main de la solution par vos collaborateurs.
N’hésitez pas à demander une démonstration de la plateforme avant de faire votre choix. Cela vous permettra de vous rendre compte de son ergonomie et de vérifier si elle correspond à vos attentes.
Prendre en compte les fonctionnalités proposées
Les fonctionnalités proposées par la plateforme de dématérialisation sont également à étudier de près. Assurez-vous que la solution offre les fonctionnalités dont vous avez besoin pour votre gestion des factures électroniques.
Par exemple, certaines plateformes proposent des outils de suivi des paiements, des fonctionnalités d’archivage sécurisé ou encore des modules de reporting. Identifiez quels sont vos besoins spécifiques et comparez les différentes solutions pour choisir celle qui répond le mieux à vos attentes.
Vérifier la compatibilité avec vos logiciels existants
Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion (comptabilité, CRM, etc.), assurez-vous que la plateforme de dématérialisation que vous choisissez est compatible avec celui-ci. Une bonne intégration entre la plateforme et vos logiciels existants vous fera gagner du temps et évitera les doubles saisies.
Pensez également à vérifier si la plateforme propose des API ou des connecteurs pour faciliter l’échange de données avec vos autres outils.
Comparer les tarifs
Les tarifs proposés par les différentes plateformes de dématérialisation peuvent varier fortement. Prenez le temps de comparer les différentes offres et de bien comprendre les modalités de facturation (abonnement mensuel, coût par facture émise, etc.).
N’oubliez pas de prendre en compte les éventuels coûts supplémentaires liés à l’utilisation de certaines fonctionnalités ou à l’intégration avec vos logiciels existants.
S’informer sur le support client
Dernier point, mais non le moindre : renseignez-vous sur la qualité du support client proposé par la plateforme de dématérialisation. En cas de problème ou de question, il est essentiel de pouvoir compter sur une assistance efficace et réactive.
Consultez les avis des utilisateurs ou demandez des références, afin de vous assurer que le support client est à la hauteur de vos attentes.
Choisir sa plateforme de dématérialisation pour la facturation électronique est une étape clé dans la transition vers ce mode de gestion administrative. En définissant vos besoins, en vérifiant la conformité aux normes légales, en évaluant l’ergonomie et les fonctionnalités, en prenant en compte la compatibilité avec vos logiciels existants, en comparant les tarifs et en s’informant sur le support client, vous pourrez faire un choix éclairé et trouver la plateforme de dématérialisation qui correspond le mieux à vos attentes.